视频会议系统能通过网络实现虚拟化的互动会议，其主要功能包括音、视频实时播放、文档协同、桌面共享、程序共享、文件传输、流媒体播放等，我们可以通过视频会议系统所带有的这些功能实现千里之外的面对面交流，免除了员工的出差所带来的差旅成本与时间成本。因此国家明确提出，能进行远程视频会议的会议尽量使用视频会议系统，这充分体现了国家对视频会议所带来的实际效果的支持。
因此视频会议越来越受到各方面的重视，其应用范围主要有以下这几个方面：
1、政府日常会议
政府日常会议一般是通过集中式的会议，而采用华为视频会议系统能使远在千里的员工参加实时的会议，通过音、视频、数据的实时传输，其效果甚至会比集中式的会议更有效。政府的视频会议组成一般是省级的华为视频会议系统都是用硬件视频会议来实现，地市一级一般会采用视频会议软件及视频会议硬件混合使用，而到了县级一级一般只会使用华为视频会议软件，因此针对不同的需求，不同的视频会议产品拥有不同的客户群体。
相对于政府部门进行的视频会议，企业需要远程视频会议更为迫切，一些企业有多个分公司、办事处，员工需要培训的时候，通常只能采用集中式的培训方式，其会议的成本较大。如采用Polycom视频会议系统来对员工进行培训，基本上除了前期投入的购置视频会议系统的费用及相应的硬件外，其他的费用可以忽略不计，而且一般这些费用都是一次性投入终身使用，对于企业节省差旅费用是非常有效的。
现今很多学校都会有分校，而不同的分校的距离可能比较远，如果开会需要集中式的环境才能进行，因此视频会议系统能通过网络来实现各分校的连接；除此之外教师的培训课也可以用视频会议来实现，通过视频会议软件的音、视频、协同数据的功能，教师和学生能在电脑上进行实时的交流与操作技巧的交流。
4、网上实时培训课程
网上实时的培训课程也是视频会议系统的一个重要应用，一些培训机构除了推出培训的录像之外，也提供互动的网络实时培训课堂，这种培训主要是用视频会议系统来实现，学生除了能收听、收看到讲师的音、视频外，还能进行互动的教学，使课程更接近于现实的面对面培训。
综上所述，视频会议系统已经广泛应用于各的企事业单位，随着国家提出的节约型社会的政策及三公经费的进一步削减，视频会议必将能发挥越来越有效的作用。
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