1、基础条件的投资预算
所谓基础条件，主要是指两方面：其一是网络环境，目前的视频会议系统都是基于网络，且对宽带的需求也不一样，高清视频会议运行相对于标清要更高一些，实际需要根据会场点数再做具体计算。其二是会议室环境，如果视频会议系统在固定会议室中使用，那么会议室的装修费用、音响费用、视频输出设备（如投影仪、显示屏等）也应该计算在内。
2、系统本身的投资预算：
视频会议系统根据客户的需求不同，预算也相差很大，硬件系统性能相对软件更稳定，造价也要高一些，一般会在固定会场使用；软件系统使用更方便，尤其会场不固定的情况下。一般而言，系统本身的投资费用分为：视频会议服务器的采购费用，视频会议系统及摄像机等周边设备的采购费用。
3、工程和维护费用
一般包括视频会议系统的维护费用及项目施工费用。
综上所述，我们可以得出一个视频会议系统的投资预算计算公式：项目总投资=网络环境搭建费用+会议室装修费用+视频会议系统设备费用+维护施工费用。
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